CONTOH PEMBUATAN LAPORAN PRAKERIN
HASIL PRAKERIN DI DINAS BINA MARGA DAN PENGAIRAN KABUPATEN TASIKMALAYA
LAPORAN
Diajukan Untuk
Memenuhi Sebagian Dari Tugas Produktif 12
Jurusan Administrasi Perkantoran
(logo)
DISUSUN OLEH :
RAMDANI 1009
1070
JURUSAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN
BIDANG KEAHLIAN
BISNIS MANAJEMEN
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NUANSA
MANGUNREJA
TASIKMALAYA
2011
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang PRAKERIN/PSG
Praktek Kerja
Industri ( PRAKERIN
) merupakan salah
satu kegiatan intrakulikuler yang
dilaksanakan oleh siswa
Sekolah Kejuruan, mencakup
pengalaman kerja dan
tugas lain yang
sesuai dengan program
keahliannya masing-masing.
Praktek Kerja Industri
( PRAKERIN )
yang dilaksanakan pada
semester V, tidak diartikan
dengan pengenalan medan
dan pembentukan keterampilan
terbatas sehingga secara
sepenuhnya siswa dapat
berdiri sendiri.
B. Tujuan Prakerin
Praktek Kerja
Industri ( PRAKERIN
) ditunjukan untuk
membentuk supaya memiliki
professional kerja antara
lain :
1.
Meningkatkan,
memperluas dan menetapkan
keterampilan yang membentuk kemampuan
siswa sebagai bekal untuk
memasuki lapangan kerja
yang sesuai dengan
program keahlian dan
disiplin ilmunya.
2.
Menumbuh
kembangkan dan memanfaatkan
siswa professional yang diperlukan
siswa untuk memasuki
lapangan kerja sesuai dengan
bidangnya.
3.
Meningkatkan
pengalaman siswa pada aspek-aspek usaha
yang potensial dalam
lapangan kerja antara lain :
Struktur Organisasi Usaha, Asosiasi Usaha, Jenjang Karir, dan
Menengah Usaha.
4.
Memberikan kesempatan
pada siswa untuk memasyarakatkan diri pada
sesuatu atau iklim
lingkungan kerja yang
sebenarnya, baik sebagai pekerja,
sebagai penerima upah
maupun sebagai pekerja
mandiri, terutama yang berkenaan dengan disiplin kerja.
5.
Meningkatkan,
memperluas dan memantapkan
proses peyerapan teknologi
baru dari lapangan
ke sekolah dan
sebaliknya.
6.
Memperoleh
masukan dan upah
baik untuk memperbaiki dan
mengembangkan kesesuaian pendidikan
kejuruan.
7.
Menjalin kerjasama
dengan dunia usaha
secara institusional untuk
memberikan peluang masuk
dan ditempatkannya alumni.
C. Sasaran PRAKERIN
Sasaran yang
ingin dicapai adalah
terbentuknya pribadi yang
memiliki seperangkat pengetahuan, keterampilan, nilai dan
sikap serta pola
tingkah laku yang diperlukan bagi profesi
serta cakap dan
tepat menggunakannya dalam
penyelenggaraan menejemen perkantoran
baik di sekolah
maupun di luar
sekolah.
D. Maksud PRAKERIN
PRAKERIN
adalah suatu kegiatan intrakulikuler yang
dilaksanakan oleh para
siswa-siswi Sekolah Menegah
Kejuruan, melalui penerjunan langsung
ke lingkungan sosial
masyarakat untuk belajar
dikehidupan masyarakat di tempat PRAKERIN
dilaksanakan dan diharapkan
siswa-siswi dapat merealisasikan hasil
yang didapat dibangku
sekolah, lingkungan tempat
PREKRIN berlangsung serta bersama-sama masyarakat melaksanakan
kegiatan masyarakat yang
direncanakan oleh pemerintah
dan membantu dengan kemampuan siswa-siswi yang
bersangkutan untuk memecahkan
masalah yang dihadapi
oleh masyarakat dimana
tempat siswa-siswi melaksanakan
PRAKERINnya, sehingga dapat
dengan mudah yang telah
didapatkan dilapangan.
E. Lokasi
dan Waktu
Waktu dan tempat
kegiatan Praktek
Kerja Industri (
PRAKERIN ) Siswa
atau Siswi SMK NUANSA Khususnya Saya, dilaksanakan pada :
Tanggal : 27 Desember
2010 s/d 15
Maret 2011
Tempat :
Kantor Dinas Bina Marga dan
Pengairan :Kabupaten Tasikmalaya.
BAB II
URAIAN UMUM
A.Sejarah Instansi
Peristiwa terjadi pada
tanggal 3 Desember 1945 di
kota Bandung pada waktu
memunjaknya perjuangan fisik Bangsa
Indonesia melawan tentara sekutu untuk mempertahankan Kemerdekaan
yang telah diproklamasikan pada tanggal
17 Agustus 1945. Dalam pertempuran
yang dasyat yang terjadi pada
tanggal tersebut diatas, telah gugur 7 orang pemuda / pegawai DPU untuk
mempertahankan gedung “V & W” (terkenal dengan Gedung
Sate) yang terletak
di Jalan Ponegoro
No. 22 Bandung.
Gedung ini
dipertahankan mati-matian sampai titik darah penghabisan oleh para pemuda / pegawai DPU karena mereka
sadar, bahwa gedung tersebut
pada waktu itu
dipergunakan sebagai DPU yang merupakan
salah satu Lembaga
dan Kekuasaan Tertinggi dari Pemerintahan
Republik Indonesia.
Setelah Kemerdekaan Bangsa dan
Negara Republik Indonesia pada
tanggal 17 Agustus 1945. Diproklamasikan, maka para pemuda / pegawai DPU tak
mau ketinggalan dari pemuda / pegawai lainnya di kota
Bandung untuk mempersiapkan diri dalam menghadapi segala kemungkinan yang sekiranya
akan dapat merintangi serta menggangu Kemerdekaan yang telah diproklamasikan
jiwa dan semangat perjuangan yang menyala-nyala dari patriot-patriot
muda ini, kemudian dihimpun dan disalurkan
dalam
suatu gerakan yang teratur dalam bentuk organisasi
dengan nama Gerakan
Pemuda DPU.
Gerakan Pemuda ini di dalam perjuangan bekerjasama dengan
Gerakan-gerakan Pemuda Jawatan PPT Kereta Api, Dana Pensiun, Pertambangan dan Gerakan Mahasiswa Sekolah Teknik Tinggi
dalam bentuk kerjasama ini telah
terjalin suatu program bersama, dimana kepada tiap-tiap gerakan
pemuda diberi keleluasaan pula untuk mengutamakan perjuangan mereka menurut
sifat bidang lapangannya masing-masing.
Demikianlah, maka sebagai tindakan pertama dari mereka itu,
pengambilalihan jabatan kantor-kantor yang ada di Kota Bandung
dari kekuasaan Jepang,untuk kemudian di serahkan kepada Pemerintah
Republik Indonesia. Ada kalanya tindakan tegas dari gerakan-gerakan pemuda itu
disebut dengan sikap
keragu-raguan dari pimpinan sementara jawatan / Kantor yang bersangkutan, namun sikap demikian
akhirnya hilang dengan
sendirinya, disebabkan memuncaknya semangat perjuangan yang menjiwai
gerakan-gerakan pemuda pada waktu itu
yang tidak dapat dibendung oleh
siapapun. Mereka bersemboyan “RAWE-RAWE
RANTAS,MALANG-MALANG PUTUNG”.
Gedung Sate telah diambil alih oleh
Gerakan Pemuda Pekerajaan
Umum dari Jepang
dan kewajiban mereka selanjutnya mempertahankan dan memelihara segala apa
yang telah diambil
alih itu jangan
sampai direbut kembali oleh musuh.
Guna dapat menyusun
pertahanan yang kompak maka
Gerakan Pemuda ini lalu membentuk suatu seksi
pertahanan yang dipersenjatai
dengan granat berupa
puncuk senjata dan senjata
api lainnya yang dapat
mereka rebut dari tentara
Jepang. Pada permulaan pecahnya
revolusi,gerakan-gerakan pemuda hanya
menghadapi satu kekuatan
lawan bersenjata yaitu tentara
Jepang. Tetapi menjelang akhir bulan September
1945 disana sini di
tanah air kita mualilah mengalir tentara penduduk sekutu yang katanya ditugaskan untuk menjaga keamanan dan
menyelesaikan tawanan perang akibat bertekuk lututnya Jepang kepada
sekutu.
Pada tanggal 4 Oktober
1945 kota Bandung dimasuki tentara sekutu yang
diikuti oleh serdadu Belanda dan NICA, semenjak itu keadaan
Kota Bandung semakin tidak aman,
semenjak itu pula perjuangan gerakan-gerakan pemuda di satu pihak dihadapkan kepada tentara Jepang dan
tentara sekutu Belanda
/ NICA dipihak lain.
Dengan persenjataan yang serba
kurang dan serba
sederhana, tetapi dengan semangat
perjuangan yang tinggi
para pemuda tidak
gentar menghadapi kekuatan musuh yang persenjataannya jauh lebih lengkap dan modern. Dari hari kehari suasana
Kota Bandung menjadi semakin tegang, pertempuran-pertempuran mulai meletus, mula-mula kecil-kecilan kemudian menghebat, propaganda musuh semakin
menjadi-jadi.
Pada tanggal 30 Oktober 1945 dibawah pimpinan
Mentri Perhubungan dan Pekerjaan Umum. Dr. Pangeran Moch. Noor, pegawai-pegawai
dari kantor pusat departemen ini, mengangkat setia kepada
Pemerintah Republik Indonesia.
Tentara Sekutu Belanda
/ NICA mendirikan markasnya dibagian utara Kota Bandung, letaknya tidak jauh dari pusat
Departement Perhubungan dan DPU di Gedung Sate. Di gedung inilah
segala kegiatan dari gerakan
pemuda DPU diputuskan hampir setiap
hari Kantor Departement
Perhubungan dan DPU dikacaukan
oleh tentara sekutu Belanda/NICA, sehingga para pegawai tidak dapat melaksanakan
tugasnya dengan tenang. Oleh karena itu pada permulaan bulan November 1945 dengan persetujuan Mentri, semua pegawai Departement Perhububangan dan DPU
selama suasana belum aman,diperkenankan untuk tidak masuk
kantor terkecuali pegawai-pegawai yang muda-muda, kepada mereka itu
diserahi tugas untuk
mempertahankan kantor serta
milik negara yang
terdapat
didalamnya, tugas yang berat
ini diterima oleh mereka sebagai suatu kewajiban yang mulia akan
dilaksanakan dengan taruhan jiwa dan
raga.
Pada tanggal 24 November
1945 di bagian utara
kota, meletus suatu penduduk-penduduk sekitarnya banyak yang
telah mengungsi ke bagian
kota lainnya yang keadaannya
masih
aman.Pada waktu itu Gedung
Sate dipertahankan oleh Gerakan
Pemuda DPU yang
diperkuatkan oleh satu
pasukan
Badan Perjuangan yang terdiri
dari 40 orang
dengan persenjataan yang agak lengkap. Tetapi bantuan yang diberikan itu tidak
lama, karena pada tanggal
29 November 1945, pasukan tersebut lalu ditarik dari
Markas Pertahanan Departement Perhubungan dan DPU. Tanggal 3 Desamber 1945, jam 11.00 pagi,
pada waktu itu Kantor Departemen Perhubungan dan DPU hanya dipertahankan oleh 21 orang yang tergabung
dalam Gerakan Pemuda DPU
tiba-tiba datanglah menyerbu pasukan tentara Sekutu/Belanda dengan persenjataan
yang berat dan
modern.
Walaupun demikian pemuda-pemuda yang bermarkas di Gedung
Departement Perhubungan dan DPU tidak mau menyerah begitu saja,
mereka melawan mati-matian dengan segala kekuatan yang ada pada
mereka. Mereka dikepung rapat-rapat dan diserang
dari segala penjuru,
pertempuran yang dasyat dan
tidak seimbang itu barulah
berakhir pada jam
2 siang.
Dalam pertempuran tersebut, diketahui kemudian bahwa dari
21 orang 7
orang hilang, 13 orang luka-luka berat dan
beberapa orang lainnya
luka-luka ringan. Sesudah diadakan penelitian ternyata 7 orang
pemuda/pegawai yang hilang/gugur
itu adalah:
1)
Didi Hardianto Kamarga
2)
Muctarudin
3)
Soehodo
4)
Rio Soesilo
5)
Soebenget
6)
Ranu
7)
Soekarjono
Semula belum diketahui pasti, dimana jenazah-jenazah dari tujuh
orang pemuda itu dikebumikan. Barulah pada bulan
Agustus 1952 oleh beberapa bekas kawan seperjuangan mereka dicarinya disekitar
Gedung Sate, dan hasilnya hanya diketemukan empat jenazah yang sudah berupa
kerangka. Empat kerangka ini kemudian
dipindahkan ke Taman
Makam Pahlawan Cikutra .
Sebagai penghargaan atas jasa-jasa
dari tiga orang pemuda
lainnya berwujud sebuah
batu alam yang
besar ditandai dengan tulisan-tulisan
nama-nama tujuh orang
pemuda yang gugur
tersebut, ditaruh di belakang halaman Gedung Sate.
Sebelum itu yakni pada tanggal
3 Desember 1951 oleh YM
Mentri PUT yang dahulu Ir.
Ukar Bratakusumah. ke- 7 pemuda tersebut dinyatakan dan dihormat sebagai “PEMUDA
YANG BERJASA” dan tanda penghargaan itu
pula telah disampaikan kepada para
keluarga yang mereka tinggalkan.
Menjelang genap Dwi Windu
usia peristiwa 3 Desember
1945 itu yaitu
pada
tanggal 2 Desember 1961, YM Mentri Pertama Ir. H. Djuanda
almarhum telah berkenan member pernyataan penghargaan tertulis kepada mereka para pemuda/pegawai
yang gugur pada tanggal
3 Desember 1945 dalam mempertahankan
gedung yang pertama
dari Departement Perhubungan dan Tenaga Republik Indonesia di Jln.
Diponegoro No. 22 Bandung.
Demikian peristiwa 3 Desember 1945 telah
tercatat dalam sejarah perjuangan Kemerdekaan Republik Indonesia dan sejarah
perkembangan Departement Perhubungan dan Tenaga, yang telah mempersembahkan “Sapta
Taruna Kesatrianya” keharibaan Ibu Pertiwi.
Peristiwa 3 Desember 1945 telah
melahirkan suatu korps
pemuda/pegawai Dinas Bina Marga dan Pengairan dan Tenaga,
yang mempunyai kesabaran sosial jiwa
kesatuan (Corps-Geest) rasa kesetiakawanan (Solidaritas) serta kebanggaan
akan tugasnya sebagai alat pembangunan
dibidang DBMP dan Tenaga.
Peristiwa 3 Desember 1945 akan tetap dikenang
dan diperingati sebagai “Hari Kebaktian PU dan Tenaga”
dengan kebulatan tekad untuk meneruskan
perjuangan dan pengabdian “Sapta Taruna Kesatria”
dari DPU dan
Tenaga.
Sesuai dengan
PERDA No. 15 Tahun 2008 tentang
Struktur Kerja Perangkat
Daerah ( SKPD ) Kabupaten
Tasikmalaya yaitu Dinas
Pekerjaan Umum ( DPU )
Kabupaten Tasikmalaya menjadi
Dinas Bina Marga
dan Pengairan ( DBMP )
Kabupaten Tasikmalaya.
B.Stuktur , dan Uraian
Tugas
Unit di Lingkungan Dinas
Bina Marga dan Pengairan
Kabupaten Tasikmalaya.
a. Stuktur Organisasi
Stuktur Organisasi / Instansi
terlampir.
b. Uraian Tugas
a.
Kepala Dinas
- Kepala Dinas mempunyai tugas memimpin, mengatur, membina, memotivasi dan mengendalikan pelaksanaan tugas dinas
- Uraian tugas Kepala Dinas
a
Menetapkan kebijaksanaan teknis operasional
di bidang DBMP
berdasarkan kewenangan yang di
tetapkan Bupati
b
Mengkoordinasikan
pelaksanaan kegiatan penyusunan program dinas
c
Memberikan saran
dan
pertimbangan kepada Bupati dalam
penyelenggaraan tugas pembangunan dan tugas
umum pemerintah
bidang DBMP
d
Mengendalikan dan mengkaji semua kegiatan
satuan organisasi dinas
e
Melaksanakan koordinasi
dengan instansi atau unit kerja terkait
untuk kelancaran pelaksanaan
tugas
f
Merumuskan kebijaksanaan teknis pembangunan dari pengelolaan,
pemberian bimbingan dan perijinan sesuai dengan kewenangan
yang ditetapkan Bupati
g
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas dinas kepada Bupati melalui Sekretaris
Daerah
h
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang dilimpahkan Bupati
b.
Bagian Sekretaris
1. Bagian
Sekretariat mempunyai
tugas menyelenggarakan pelayanan administrative, koordinasi dan pengendalian dalam pelaksanaan kegiatan
ketatausahaan yang meliputi
pengelolaan umum dan
kepegawaian, program dan keuangan.
2. Uraian
Tugas
Bagian Sekretaris
a.
Menyelenggarakan penyusunan program kerja dinas
b.
Menyelenggarakan pengelolaan
administrasi kepegawaian.
c.
Menyelengarakan
pengelolaan urusan rumah tangga
dan perlengkapan.
d.
Menyelenggarakan pengeloalaan administrasi keuangan
e.
Menyelenggarakan pembinaan
kelembagaan dan ketatalaksanaan dilingkungan
dinas
f.
Menyelenggarakan penyiapan
bahan rancangan dan pendokumentasian perundang-undangan, pengelolaan perpustakaan
g.
Menyelenggarakan
penyusunan anggaran
pendapatan dan belanja dinas.
3.
Bagian Sekretaris,
membawahi:
a
Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian
Melaksanakan pengelolaan
administrasi kepegawaian, kelembagaan di bidang
kepegawaian serta melaksanakan pengelolaan rumah tangga,perlengkapan,
perpustakaan dan kearsipan.
b
Sub.
Bagian Program
Mempunyai tugas
menyusun dan menghimpun rencana kegiatan meliputi bidang kebinamargaan,
pengelolaan sumber daya air dan
jasa kostruksi sebagai
bahan program Dinas.
c
Sub.
Bagian Keuangan
Mempunyai tugas penyiapan bahan penyusunan anggaran,
penatausahaan keuangan dan penyusunan bahan laporan pertanggung jawaban keuangan.
C. Fasilitas
Ø
Ruang Kantor
Ø
Mushola
Ø
Wc
Ø
Lapangan Parkir
Ø
Kantin
Ø
Lapangan Volly
Ø
Lapangan Badminton
Ø
Lapangan Tenis
Ø
Dapur
D. Keuangan
Sumber keuangan yang diperoleh
di kantor Dinas
Bina Marga dan
Pengairan bersumber dari :
1.
APBN
2.
APBD 1
3.
APBD 2
BAB III
TINJAUAN TEORITIS
A. Konsep Dasar Teoritis
a. Pengertian Sekretaris
Sekretaris berasal
dari bahasa latin “SECRETUM”
yang berarti rahasia.
Dalam Bahasa Belanda
“SECRETALLES” sedangkan
dalam Bahasa Inggris
disebut “SECRETARY” yang berasal
dari kata “ SECRET” artinya Rahasia. Jadi
pengertian menurut artinya
Sekretaris itu ialah seorang karyawan
atau pegawai yang
diangkat oleh pimpinannya
sebagai pembantu pribadinya
untuk mengerjakan tugas-tugas
kantor, atau perusahaan
atau instansinya karena
dianggap dapat dipercaya
dalam mengerjakan tugas-tugas
pimpinan dan dapat
memegang rahasia perusahaan
atau instansinya. “Sekretaris
adalah Rahasia atau kerahasiaan itulah tugas yang harus dilaksanakan seorang sekretaris.”
*)
Pengertian sekretaris
menurut H. W.
Fowler dan F.
G Fowler adalah
:
Orang yang
bekerja kepada orang
lain untuk membantu
dalam korespondensi, pekerjaan
tulis menulis untuk
mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia
lainnya.
Pegawai yang
ditunjuk oleh masyarakat
atau perusahaan perserikatan
untuk melakukan korespondensi, melakukan warkat-warkat
terutama yang berurusan
dengan perusahaannya.
Menteri yang
mengepalai kantor pemerintah
Amerika Serikat dan
Vatikan.
*) Nagara Tjandra, Sheddy , Kesekretarisan jilid 2 , Direktorat Pembinaan
Sekolah Menengah Kejuruan Jakarta, 2008
, Hal 202.
b.
Pengertian Manajemen
Manajemen berasal dari bahasa
Inggris “management” yang diambil
dari kata manage. Sebenarnya kata manage,
berasal dari bahasa itali yaitu kata managgio.
Kata managgio pun berasal dari bahasa
latin “mannaggiare” yang diambil dari
kata manus yang bearti hand atau tangan. Sehingga secara etimologi
( segi bahasanya ) kata “manage”
diartikan sebagai :
a)
House keeping yang berari rumah tangga.
b) To
training a horse yang berarti melatih kuda dengan
menghentak-hentakkan kakinya.
c)
To direct
and control yang berarti
memimpin dan mengawasi.
Berdasarkan uraian diatas, management diartikan sebagai the
act or art
managing conduct, direction and
control ( sebagai tindakan
atau seni pengurusan, pengaturan, pengarahan, dan pengawasan ) *)
c.
Pengertian
Arsip
Secara etimologi kata arsip
berasal dari bahasa Yunani ( GREEK ), yaitu archium
yang artinya peti untuk penyimpanan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memeng
menunjukan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan
terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.
Schollenberg menggunakan istilah archives
sebagai kumpulan warkat itu
sendiri.
Dan archives instution sebagai gedung
arsip atau lembaga kearsipan.
*) Nagara Tjandra, Sheddy , Kesekretarisan jilid 1 , Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah
Kejuruan. Jakarta , 2008 ,Hal 17.
Kata Arsip dalam bahasa Latin
disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman
dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan
warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.
Setelah kita mengetahui kata arsip
menurut etimologi, maka sebagai perbandingan dapat di pelajari pengertian arsip
Menurut Sheddy, dkk (2008) dari beberapa sumber :
Menurut Ensiklopedi Administrasi ,
arsip adalah ;
Ø Segenap
warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam
penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang
berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
Ø Tempat
dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertip. Untuk pengertian yang
kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival instutation (kantor
arsip).
Menurut perundang-undangan No. 7 Tahun
1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok
kearsipan Bab I pasal 1
menegaskan bahwa yang dimaksud dengan
arsip yaitu :
1.
Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh
Lembaga Negara dan Badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan pemerintahan.
2. Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh Badan
Swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Berikut ini pengertian Arsip Menurut Kamus
atau Ensiklopedi Administrasi ( 2010 ) :
Menurut Kamus
Umum Bahasa Indonesia
, arsip adalah simpanan surat-surat
penting. Berdasarkan pengertian ini, tidak semua surat dikatakan arsip
surat dinyatakan sebagai arsip
jika memenuhi persaratan.
Menurut Kamus Adminisrtasi
perkantoran, arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
d. Pengertin Kearsipan
Kearsipan
berasal dari kata arsip dalam bahasa inggrisnya file sedangkan kearsipan
disebut filling. File adalah bendanya sedangkan filling adalah kegiatannya.*)
B. Peranan
Komunikasi Tertulis
1.
Surat Menyurat
sebagai Komunikasi
Menurut W.
J. S. Poerwadarminta dalam
kamus bahasa Indonesia
menjelaskan bahwa Surat
adalah kertas yang
bertuliskan. Secara umum
dapat dikatakan bahwa Surat
adalah alat untuk
menyampaikan suatu maksud
secara tertulis.
“Surat
adalah alat komunikasi yang
mempergunakan bahasa tulisan di atas selembar kertas yang sangat erat
hubungannya dengan kehidupan manusia.” **).
Surat adalah Penyampaian maksud melalui
surat dari satu
pihak ke pihak
lain didapat atas
nana atau perseorangan
(pribadi) atas nama
jabatan dalam suatu
organisasi. Kegiatan saling berkirim
oleh perorangan atau
organisasi disebut korespondensi
para pelakunya adalah
koresponden.
*)Nagara Tjandra, Sheddy , dkk. 2008.
Kesekretarisan jilid 2, Jakarta : Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah
Kejuruan. Hal 278-279
**) Subagyo, Drs.Heni. --------. Surat
Menyurat Lengkap , Surabaya : Penerbit
Amelia. Hal 1
Alasan utama
mengapa surat masih tetap
diperlukan ialah karena kita
memerlukan dokumentasi atau bukti sehari-hari, surat
umumnya dikenal sebagai alat
untuk menyampaikan berita
secara tertulis. Pengertian tersebut
adalah yang sempit. Padahal surat mengandung aspek
lebih luas mencakup
informasi tertulis berupa
rekaman berita yang
dibuat dengan maksud
tertentu.
2. Tujuan
Penulisan Surat
Ada tiga
tujuan penulisan surat
yaitu sebagai berikut :
●
Memberi tahu atau
menyampaikan informasi, penjelasan, kepada pihak
lain.
●
Menerima atau mendapatkan
informasi, penjelasan, tanggapan,
balasan yang disampaikan.
● Memperlancar
arus informasi, sehingga
informasi yangditerima jelas
dan tidak salah
penertian.
3. Tujuan
Umum Surat
Surat yang
ditulis oleh pengirimnya
adalah mengharap reaksi yang timbul
dari pembaca tepat
seperti yang diharapkan.
4. Syarat-syarat Penulisan
Surat
Syarat-syarat yang
perlu diperhatikan oleh
penulis agar dapat
menulis surat dengan
baik adalah :
→ Memahami prosedur
surat menyurat
→ Memahami segala
permasalahaan yang akan
ditulis
→ Memahami teknis
penulisan surat yang
baik
→ Memahami penggunaan
tata bahasa dalam
surat menyurat
→ Memahami posisi
penulis dan penulisan.
5. Syarat
Surat
Menurut
Kamus
atau Ensiklopedi Administrasi
syarat surat (2010) :
Menurut
Kamus Umum Bahasa Indonesia persyaratan surat adalah sebagai berikut :
● Surat tersebut harus mempunyai kepentingan
bagi Organisasi atau Lembaga baik untuk masa kini dan masa yang akan dating ;
●
Surat
yang menyimpan kepentingan tersebut disimpan menurut system tertentu sehingga
memudahkan temu balik bila diperlukan.
Menurut Kamus Administrasi
Perkantoran, warkat dapat disebut arsip apabila memenuhi syarat-syarat, yaitu :
● Warkat memiliki kegunaan
●
Warkat disimpan secara teratur dan
berencana dan warkat dapat mudah dan cepat ditemukan jika diperlukan
kembali.
6. Fungsi
Surat
Menurut Heni Subagyo dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, maka surat berfungsi sebagai :
●
Alat komunikasi
● Bahan bukti
● Duta atau wakil dari penulisan, pejabat atau organisasi
pengiriman surat
● Pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut
● Alat
memperpendek jarak, menghemat
tenaga dan waktu
● Alat ingat ( pengingat )
● Bukti sejarah dan kegiatan.
BAB IV
PEMBAHASAN LAPORAN KEGIATAN
A. Persiapan
Penyuluhan dari
Kepala Sekolah, Ketua
Jurusan, Guru-guru lainnya
berupa tata cara
melaksanakan tugas-tugas yang
wajib kami laksanakan
yaitu sesuai dengan
etika dalam berbicara, etika berpakain, menangani tamu, mengelola dokumen
dan sebagainya.
Kami juga
menyiapkan baik yang berkenaan dengan Administrasi
dan perlengkapan, dan mempersiapkan
fisik serta mental.
Table.4.1
Persiapan PRAKERIN
No
|
Jenis Persiapan
|
Tingkat ( % ) kesiapan
|
1
|
Administrasi Keuangan
|
20
|
2
|
Fisik
|
37
|
3
|
Mental
|
43
|
Total
|
100
|
Sumber : Berdasarkan Hasil Penelitian
Persiapan Administrasi Keuangan (20%), Persiapan Fisik (37%), dan
Persiapan Mental (43%), sehingga Total Kesiapan adalah (100%).
B. Pelaksanaan
Sebelum melaksanakan tugas-tugas,
kami diberi pengarahan, pengenalan terhadap
lingkungan kantor, pengenalan
dengan alat-alat kantor, dan
sebagainya. Setelah itu kami
diberi tugas awalnya
di bagian UP (Umum dan
Kepegawaian) empat orang,
yaitu mengenai : pengarsipan
surat, mengagendakan surat
masuk, surat permohonan bantuan
dan menulis buku
Expedisi serta yang
lainnya. Setelah satu bulan,
tepatnya awal februari
dibagi menjadi dua
tempat yaitu untuk
dua orang siswi
prakerin tetap di UP
(Bagian Umum dan
Kepegawaian) dan dua
orang lagi siswa
Prakerin yaitu : Ramdani
dan Sandi pindah
ke (BB) Bagian
Bendahara Barang. Di (BB)
kami kira seperti
tempat gudang akan
tetapi bukan ternyata
ruangan tersebut tempat
mendata kebutuhan kantor
dan pembuatan laporan
dalam pembukuan pengadaan
barang, baik Barang
Inventaris, Aset, Barang
Pakai Habis, dan
Barang-barang Dinas Lainnya. Lebih jelasnya dapat dilihat pada
Tabel.4.2. di bawah ini :
Table.4.2
Kegiatan dari bulan 27
Desember 2010 s.d 15 Maret 2011
No
|
Nama Kegiatan
|
Tingkat (%)
|
1
|
Mengarsipkam
|
80
|
2
|
Menulis
|
40
|
3
|
Lain-lain
|
70
|
Sumber : Hasil Penelitian.
Kegiatan seperti Mengarsip (80%), menulis (40%), dan lain-lain (70%).
C. Hasil-hasil
yang diperoleh
Dalam melaksanakan Praktek Kerja
Industri (PRAKERIN ) Kami
dapat mengetahui Kegiatan
yang berhubungan dengan
Perbendaharaan Barang, menulis
barang pakai habis,
dan mengetahui kegiatan
kantor, serta dapat
mengetahui bagaimana Dunia
Kerja sebenarnya.
Tabel.4.3
Hasil kegiatan PRAKERIN
No
|
Nama Kegiatan
|
1
|
Menulis Kartu Persediaan Barang
|
2
|
Menulis Kartu Barang
|
3
|
Menulis Buku Inventaris Barang
|
4
|
Menulis Buku Barang Pakai Habis
|
5
|
Menulis Buku Persediaan Barang
|
6
|
Menulis Buku Pengadaan Barang
|
7
|
Menulis Buku Pengeluaran Barang
|
8
|
Menarsipkan
|
9
|
Menyusun
|
10
|
menggandakan
|
11
|
Lain-lain
|
Sumber : Berdasarkan Penelitian
Hasil kegiatan PRAKERIN seperti Menulis, Mengarspkan,
Menyusun, Menggandakan Dan Lain-Lain.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Setelah penyusun melaksanakan
kegiatan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) yang di
tugaskan di Dinas
Bina Marga Dan
Pengairan Kabupaten Tasikmalaya, memiliki tujuan untuk
mewujudkan prasarana jalan, jembatan dan pendayagunaan
sumber daya air yang mantap sehingga dapat berguna
bagi masyarakat
dan membantu perekonomian
rakyat.
Kami menarik kesimpulan sehingga kami dapat membandingkan antara kompetensi/keterampilan dengan jenis pekerjaan
di tempat kami praktek.
Sehingga kami dapat merasakan tujuan dari pelaksanaan
Praktek
Kerja Industri (PRAKERIN) karena semua
keterampilan yang kami
peroleh di bangku
sekolah
dapat kami terapkan di tempat
dimana kami melaksanakan
Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) yaitu di Dinas
Bina Marga Dan
Pengairan Kabupaten Tasikmalaya.
B.
Saran-saran
1.
Bagi Sekolah
Penyusun mengharapkan
untuk lebih meningkatkan kualitas lembaga dan juga kedisiplinan terhadap siswa,
kemudian sarana pendidikan agar lebih dilengkapi
karena sarana yang ada
sedikitnya sangat mempengaruhi bagi siswa
untuk lebih semangat
dalam belajar.
2.
Bagi Instansi
Bagi seluruh
karyawan dan karyawati,
penyusun berharap untuk
lebih meningkatkan motivasi
dalam bekerja dan
lebih giat serta
tepat waktu dalam
melaksanakan tugas.
3.
Bagi Siswa
Bagi Siswa
diharapkan lebih mempersiapkan
berbagai hal, baik
mental, material, dan
spiritual. Dalam
melaksanakan kegiatan jangan
saling mengandalkan untuk
bekal pengalaman dikemudian
hari.
PENUTUP
Dengan mengucapkan syukur Alhamdulillah penyusun dapat
menyelesaikan laporan kegiatan PRAKERIN ini, walaupun masih banyak kekurangan, namun setidaknya kami mengharapkan laporan ini dapat
bermanfaat khususnya bagi penyusun
umumnya bagi rekan-rekan.
Dengan hati yang lapang
kami mengharapkan saran-sarannya dan masukan
untuk melengkapi dan menyempurnakan
laporan ini dari
berbagai pihak yang rela
mengkaji dan menelaah
laporan.
Atas kesediaan
dan keikhlasannya kami mengucapkan
banyak terimakasih dan kami
berdo’a semoga segala kebaikan
dan dukungan semua pihak
mendapat balasan dari Allah
SWT. Hanya kepada Dialah
bertawakal dan kepada
Dia pula segala
sesuatu akan kembali. Semoga Allah SWT
melimpahkan anugrah, karunia, hidayah taufik agar kita
senantiasa berada dalam naungan magfiroh dan ridho Allah SWT. Amin.
DAFTAR PUSTAKA
1.
Arikunto, Dr.Suharsimi. 1991. PROSEDUR PENELITIAN.
PT.Rineka Cipta . Jakarta.
2.
Buku Panduan Inventarisan . Tahun 2008. Bagian Umum
Sekretariat Daerah Kabupaten Tasikmalaya.
3.
Djanewar Sudarmin. 1999. MENGETIK SMK JILID 3.
CV.ARMICO. Bandung.
4.
Laporan PRAKERIN Terdahulu.
5.
Nagara Tjandra, Sheddy,dkk. 2008. Kesekretarisan Jilid 1. Direktorat Pembinaan
Sekolah Menengah Kejuruan. Jakarta.
6.
Nagara Tjandra, Sheddy,dkk. 2008. Kesekretarisan Jilid
2. Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan. Jakarta.
7.
Panduan PRAKERIN 2010.
8.
Profil Instansi Dinas Bina Marga dan Pengairan
Kab.Tasikmalaya.
9.
Subagyo, Drs.Heni.------. Surat Menyurat Lengkap. Amelia. Surabaya.
0 comments:
Post a Comment
Terima kasih atas Komentar Anda