CONTOH PEMBUATAN LAPORAN PRAKERIN

CONTOH PEMBUATAN LAPORAN PRAKERIN

HASIL PRAKERIN DI DINAS BINA MARGA DAN PENGAIRAN KABUPATEN TASIKMALAYA

LAPORAN

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Dari Tugas Produktif 12

Jurusan Administrasi Perkantoran

 (logo)

DISUSUN OLEH :

RAMDANI            1009 1070

JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

BIDANG KEAHLIAN BISNIS MANAJEMEN

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NUANSA MANGUNREJA

TASIKMALAYA

2011

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar   belakang   PRAKERIN/PSG

            Praktek  Kerja  Industri  (  PRAKERIN  )     merupakan  salah  satu  kegiatan  intrakulikuler  yang  dilaksanakan  oleh  siswa  Sekolah Kejuruan, mencakup  pengalaman  kerja  dan  tugas  lain  yang  sesuai  dengan  program  keahliannya  masing-masing. Praktek  Kerja  Industri  (  PRAKERIN  )  yang  dilaksanakan  pada  semester  V, tidak  diartikan  dengan  pengenalan  medan  dan  pembentukan  keterampilan  terbatas  sehingga  secara  sepenuhnya  siswa  dapat  berdiri  sendiri.

B.     Tujuan Prakerin

Praktek  Kerja  Industri  (  PRAKERIN  )  ditunjukan  untuk  membentuk  supaya  memiliki  professional  kerja  antara  lain  :

1.      Meningkatkan,  memperluas  dan  menetapkan  keterampilan yang  membentuk  kemampuan  siswa sebagai  bekal  untuk  memasuki  lapangan  kerja  yang  sesuai  dengan  program  keahlian  dan  disiplin  ilmunya.

2.      Menumbuh  kembangkan  dan  memanfaatkan  siswa professional  yang  diperlukan  siswa  untuk  memasuki  lapangan  kerja  sesuai dengan  bidangnya.

3.      Meningkatkan  pengalaman  siswa  pada aspek-aspek  usaha  yang  potensial  dalam  lapangan kerja antara  lain  :  Struktur Organisasi Usaha, Asosiasi Usaha, Jenjang  Karir, dan  Menengah  Usaha.

4.      Memberikan kesempatan  pada siswa  untuk  memasyarakatkan  diri pada  sesuatu  atau  iklim  lingkungan  kerja  yang  sebenarnya, baik  sebagai  pekerja,  sebagai  penerima  upah  maupun  sebagai  pekerja  mandiri,  terutama  yang berkenaan dengan disiplin  kerja.

5.      Meningkatkan,  memperluas  dan  memantapkan  proses  peyerapan  teknologi  baru  dari  lapangan  ke  sekolah  dan  sebaliknya.

6.      Memperoleh  masukan  dan  upah  baik  untuk  memperbaiki  dan  mengembangkan  kesesuaian  pendidikan  kejuruan.

7.      Menjalin kerjasama  dengan  dunia  usaha  secara  institusional untuk memberikan  peluang  masuk  dan  ditempatkannya alumni.

C.    Sasaran PRAKERIN

Sasaran  yang  ingin  dicapai  adalah  terbentuknya  pribadi  yang  memiliki  seperangkat  pengetahuan, keterampilan, nilai  dan  sikap  serta  pola  tingkah laku  yang diperlukan  bagi profesi  serta  cakap  dan  tepat  menggunakannya  dalam  penyelenggaraan  menejemen  perkantoran  baik  di  sekolah  maupun  di  luar  sekolah.

D.    Maksud PRAKERIN

PRAKERIN  adalah   suatu  kegiatan intrakulikuler  yang  dilaksanakan  oleh  para  siswa-siswi  Sekolah  Menegah  Kejuruan, melalui  penerjunan  langsung  ke  lingkungan  sosial  masyarakat untuk  belajar dikehidupan  masyarakat di tempat  PRAKERIN  dilaksanakan  dan  diharapkan  siswa-siswi  dapat  merealisasikan  hasil  yang  didapat  dibangku  sekolah, lingkungan  tempat PREKRIN  berlangsung  serta bersama-sama  masyarakat  melaksanakan  kegiatan  masyarakat  yang  direncanakan  oleh  pemerintah  dan  membantu  dengan kemampuan siswa-siswi  yang  bersangkutan  untuk  memecahkan  masalah  yang  dihadapi  oleh  masyarakat  dimana  tempat  siswa-siswi  melaksanakan  PRAKERINnya,  sehingga  dapat  dengan  mudah  yang telah  didapatkan dilapangan.

E.     Lokasi  dan Waktu

Waktu  dan  tempat  kegiatan  Praktek  Kerja  Industri  (  PRAKERIN  )  Siswa  atau Siswi  SMK  NUANSA Khususnya  Saya, dilaksanakan  pada  :

            Tanggal           :  27  Desember  2010  s/d  15  Maret 2011

Tempat            : Kantor  Dinas Bina  Marga dan  Pengairan        :Kabupaten  Tasikmalaya.

BAB II

URAIAN  UMUM

A.Sejarah  Instansi

Peristiwa  terjadi  pada  tanggal  3  Desember  1945  di  kota  Bandung  pada  waktu  memunjaknya  perjuangan  fisik  Bangsa  Indonesia melawan tentara  sekutu  untuk  mempertahankan  Kemerdekaan  yang  telah  diproklamasikan  pada  tanggal  17  Agustus  1945. Dalam  pertempuran  yang  dasyat yang terjadi pada tanggal tersebut diatas, telah gugur 7 orang  pemuda / pegawai  DPU  untuk  mempertahankan  gedung  “V  &  W” (terkenal  dengan  Gedung  Sate)  yang  terletak  di  Jalan  Ponegoro  No.  22 Bandung.

Gedung  ini dipertahankan mati-matian sampai titik darah penghabisan  oleh para  pemuda / pegawai  DPU  karena  mereka  sadar, bahwa  gedung  tersebut  pada  waktu  itu  dipergunakan  sebagai  DPU  yang  merupakan  salah  satu  Lembaga  dan  Kekuasaan  Tertinggi  dari  Pemerintahan  Republik  Indonesia.

Setelah  Kemerdekaan  Bangsa  dan  Negara  Republik  Indonesia  pada  tanggal 17 Agustus 1945. Diproklamasikan, maka  para  pemuda / pegawai  DPU  tak  mau  ketinggalan  dari  pemuda / pegawai  lainnya  di  kota Bandung untuk mempersiapkan diri dalam menghadapi segala kemungkinan yang sekiranya akan dapat merintangi serta menggangu Kemerdekaan yang telah diproklamasikan jiwa dan semangat  perjuangan yang  menyala-nyala  dari  patriot-patriot  muda ini, kemudian  dihimpun  dan  disalurkan  dalam  suatu  gerakan  yang  teratur  dalam  bentuk  organisasi  dengan  nama  Gerakan  Pemuda  DPU.

Gerakan Pemuda ini di dalam perjuangan bekerjasama dengan Gerakan-gerakan Pemuda Jawatan PPT Kereta Api, Dana Pensiun, Pertambangan  dan Gerakan  Mahasiswa  Sekolah  Teknik  Tinggi  dalam  bentuk  kerjasama  ini  telah  terjalin  suatu  program  bersama, dimana kepada tiap-tiap gerakan pemuda diberi keleluasaan pula untuk mengutamakan perjuangan mereka menurut sifat bidang lapangannya masing-masing.

 Demikianlah,  maka  sebagai  tindakan  pertama  dari  mereka  itu,  pengambilalihan  jabatan  kantor-kantor  yang  ada  di  Kota  Bandung  dari  kekuasaan  Jepang,untuk  kemudian  di  serahkan  kepada  Pemerintah Republik  Indonesia. Ada  kalanya  tindakan  tegas  dari  gerakan-gerakan  pemuda  itu  disebut  dengan  sikap  keragu-raguan  dari  pimpinan   sementara  jawatan / Kantor  yang  bersangkutan, namun  sikap  demikian  akhirnya  hilang  dengan  sendirinya, disebabkan  memuncaknya  semangat  perjuangan  yang  menjiwai  gerakan-gerakan  pemuda  pada  waktu  itu  yang tidak  dapat  dibendung  oleh  siapapun. Mereka  bersemboyan  “RAWE-RAWE  RANTAS,MALANG-MALANG  PUTUNG”.

Gedung  Sate  telah diambil  alih  oleh  Gerakan  Pemuda  Pekerajaan  Umum  dari  Jepang dan  kewajiban  mereka  selanjutnya  mempertahankan dan  memelihara  segala  apa  yang  telah  diambil  alih  itu  jangan  sampai  direbut  kembali   oleh  musuh.

Guna  dapat  menyusun  pertahanan  yang  kompak  maka  Gerakan  Pemuda  ini  lalu membentuk  suatu  seksi  pertahanan  yang  dipersenjatai  dengan  granat  berupa  puncuk  senjata  dan  senjata  api  lainnya  yang   dapat  mereka  rebut  dari  tentara  Jepang. Pada  permulaan  pecahnya  revolusi,gerakan-gerakan pemuda  hanya  menghadapi  satu  kekuatan  lawan  bersenjata  yaitu  tentara  Jepang. Tetapi  menjelang  akhir  bulan  September  1945  disana  sini  di tanah  air  kita  mualilah  mengalir  tentara  penduduk  sekutu yang  katanya ditugaskan untuk menjaga keamanan dan menyelesaikan  tawanan  perang akibat  bertekuk  lututnya  Jepang  kepada  sekutu.

 Pada  tanggal  4  Oktober 1945  kota  Bandung  dimasuki tentara  sekutu  yang  diikuti  oleh  serdadu Belanda  dan NICA, semenjak  itu  keadaan  Kota  Bandung   semakin  tidak  aman, semenjak itu pula perjuangan  gerakan-gerakan  pemuda di satu pihak  dihadapkan kepada tentara  Jepang  dan  tentara  sekutu  Belanda / NICA  dipihak  lain.

Dengan  persenjataan  yang  serba  kurang  dan  serba  sederhana, tetapi  dengan  semangat  perjuangan  yang  tinggi  para  pemuda  tidak  gentar menghadapi kekuatan  musuh  yang persenjataannya  jauh lebih lengkap dan modern. Dari hari  kehari  suasana  Kota  Bandung  menjadi  semakin tegang, pertempuran-pertempuran  mulai  meletus, mula-mula kecil-kecilan  kemudian  menghebat, propaganda  musuh  semakin  menjadi-jadi.

 Pada  tanggal 30 Oktober 1945 dibawah pimpinan Mentri Perhubungan dan Pekerjaan Umum. Dr. Pangeran Moch. Noor, pegawai-pegawai  dari kantor  pusat  departemen  ini, mengangkat  setia  kepada  Pemerintah  Republik  Indonesia.

 Tentara  Sekutu  Belanda / NICA  mendirikan  markasnya  dibagian utara Kota  Bandung, letaknya tidak jauh dari pusat Departement Perhubungan  dan  DPU  di  Gedung  Sate. Di  gedung  inilah   segala  kegiatan  dari  gerakan  pemuda  DPU  diputuskan  hampir  setiap  hari Kantor  Departement  Perhubungan  dan  DPU  dikacaukan oleh tentara sekutu Belanda/NICA, sehingga para pegawai tidak dapat melaksanakan tugasnya  dengan  tenang. Oleh karena  itu  pada  permulaan  bulan November 1945 dengan persetujuan  Mentri, semua  pegawai  Departement  Perhububangan  dan  DPU  selama  suasana  belum  aman,diperkenankan  untuk  tidak  masuk  kantor  terkecuali  pegawai-pegawai  yang  muda-muda, kepada  mereka  itu  diserahi  tugas  untuk  mempertahankan  kantor  serta  milik  negara  yang  terdapat  didalamnya, tugas   yang  berat  ini  diterima  oleh mereka  sebagai suatu kewajiban yang mulia akan dilaksanakan  dengan  taruhan   jiwa  dan  raga.

Pada  tanggal  24  November  1945  di  bagian  utara  kota, meletus  suatu  penduduk-penduduk  sekitarnya  banyak  yang  telah  mengungsi  ke  bagian  kota  lainnya  yang  keadaannya   masih  aman.Pada  waktu  itu  Gedung  Sate  dipertahankan   oleh  Gerakan  Pemuda  DPU  yang  diperkuatkan  oleh  satu  pasukan   Badan  Perjuangan  yang  terdiri  dari  40  orang  dengan  persenjataan yang agak lengkap. Tetapi  bantuan  yang diberikan  itu  tidak  lama, karena  pada  tanggal  29  November  1945, pasukan tersebut lalu ditarik dari Markas Pertahanan Departement Perhubungan  dan DPU. Tanggal  3  Desamber  1945, jam  11.00  pagi, pada  waktu  itu Kantor Departemen  Perhubungan dan  DPU  hanya  dipertahankan oleh 21 orang  yang  tergabung  dalam Gerakan  Pemuda  DPU  tiba-tiba  datanglah menyerbu  pasukan  tentara  Sekutu/Belanda  dengan  persenjataan  yang  berat  dan  modern.

Walaupun  demikian   pemuda-pemuda  yang   bermarkas  di  Gedung Departement  Perhubungan dan DPU  tidak mau  menyerah  begitu  saja, mereka  melawan  mati-matian  dengan  segala  kekuatan  yang  ada  pada  mereka. Mereka  dikepung  rapat-rapat  dan  diserang  dari  segala  penjuru, pertempuran  yang  dasyat  dan  tidak  seimbang  itu  barulah  berakhir  pada  jam  2  siang.

Dalam  pertempuran  tersebut, diketahui  kemudian  bahwa  dari  21  orang  7  orang  hilang, 13  orang  luka-luka  berat  dan  beberapa  orang  lainnya  luka-luka ringan. Sesudah  diadakan  penelitian  ternyata  7  orang  pemuda/pegawai  yang  hilang/gugur  itu  adalah:

1)      Didi  Hardianto   Kamarga

2)      Muctarudin

3)      Soehodo

4)      Rio Soesilo

5)      Soebenget

6)      Ranu

7)      Soekarjono

Semula  belum  diketahui pasti, dimana  jenazah-jenazah  dari  tujuh orang  pemuda  itu  dikebumikan. Barulah  pada  bulan Agustus 1952 oleh beberapa bekas kawan seperjuangan mereka dicarinya disekitar Gedung Sate, dan hasilnya hanya diketemukan empat jenazah yang  sudah  berupa  kerangka. Empat kerangka  ini  kemudian  dipindahkan  ke  Taman  Makam  Pahlawan     Cikutra .

Sebagai   penghargaan   atas   jasa-jasa   dari   tiga  orang    pemuda  lainnya  berwujud   sebuah  batu  alam  yang  besar  ditandai  dengan  tulisan-tulisan  nama-nama  tujuh  orang  pemuda  yang  gugur  tersebut, ditaruh  di  belakang  halaman  Gedung Sate.

Sebelum  itu  yakni  pada  tanggal  3 Desember  1951  oleh  YM  Mentri PUT  yang  dahulu  Ir.  Ukar Bratakusumah.  ke- 7 pemuda  tersebut  dinyatakan dan dihormat sebagai  “PEMUDA YANG  BERJASA” dan tanda penghargaan itu  pula telah disampaikan  kepada  para keluarga  yang   mereka  tinggalkan.

Menjelang  genap  Dwi  Windu  usia  peristiwa  3  Desember  1945  itu  yaitu   pada   tanggal  2   Desember   1961,   YM   Mentri  Pertama   Ir.   H.  Djuanda  almarhum  telah  berkenan  member  pernyataan  penghargaan  tertulis   kepada  mereka   para  pemuda/pegawai   yang  gugur   pada   tanggal  3  Desember 1945  dalam   mempertahankan  gedung  yang  pertama  dari  Departement  Perhubungan  dan Tenaga   Republik   Indonesia   di   Jln. Diponegoro   No.  22   Bandung.

Demikian   peristiwa  3  Desember  1945  telah  tercatat  dalam  sejarah  perjuangan  Kemerdekaan  Republik Indonesia  dan  sejarah   perkembangan  Departement  Perhubungan  dan Tenaga, yang telah mempersembahkan “Sapta Taruna Kesatrianya”  keharibaan  Ibu   Pertiwi.

Peristiwa  3  Desember  1945  telah  melahirkan  suatu  korps  pemuda/pegawai  Dinas  Bina Marga  dan  Pengairan  dan  Tenaga, yang mempunyai  kesabaran sosial jiwa kesatuan (Corps-Geest) rasa kesetiakawanan  (Solidaritas)  serta  kebanggaan   akan  tugasnya  sebagai  alat  pembangunan  dibidang  DBMP  dan Tenaga.

Peristiwa  3  Desember  1945  akan  tetap  dikenang  dan  diperingati  sebagai  “Hari  Kebaktian  PU  dan  Tenaga”  dengan  kebulatan   tekad  untuk  meneruskan  perjuangan  dan  pengabdian  “Sapta  Taruna  Kesatria”  dari   DPU  dan   Tenaga.

Sesuai  dengan  PERDA No. 15 Tahun  2008  tentang  Struktur  Kerja  Perangkat  Daerah ( SKPD ) Kabupaten  Tasikmalaya  yaitu  Dinas  Pekerjaan  Umum ( DPU ) Kabupaten  Tasikmalaya  menjadi  Dinas  Bina  Marga  dan  Pengairan  ( DBMP )  Kabupaten  Tasikmalaya.

 B.Stuktur ,  dan  Uraian  Tugas  Unit di Lingkungan Dinas  Bina  Marga dan Pengairan Kabupaten Tasikmalaya.

a. Stuktur   Organisasi

Stuktur  Organisasi  /  Instansi  terlampir.

             

            b. Uraian Tugas

a.       Kepala   Dinas

1. Kepala   Dinas  mempunyai  tugas  memimpin, mengatur, membina, memotivasi  dan  mengendalikan  pelaksanaan  tugas  dinas  
2. Uraian  tugas  Kepala   Dinas

a         Menetapkan  kebijaksanaan  teknis  operasional  di  bidang  DBMP  berdasarkan  kewenangan  yang  di  tetapkan  Bupati

b        Mengkoordinasikan  pelaksanaan  kegiatan  penyusunan  program  dinas

c         Memberikan  saran  dan   pertimbangan  kepada  Bupati  dalam  penyelenggaraan  tugas   pembangunan   dan   tugas umum   pemerintah   bidang   DBMP

d        Mengendalikan  dan  mengkaji  semua  kegiatan  satuan  organisasi  dinas

e         Melaksanakan  koordinasi   dengan   instansi   atau   unit kerja   terkait   untuk   kelancaran  pelaksanaan  tugas

f         Merumuskan   kebijaksanaan  teknis   pembangunan   dari   pengelolaan, pemberian  bimbingan   dan  perijinan   sesuai dengan  kewenangan   yang   ditetapkan   Bupati

g        Melaporkan   hasil    pelaksanaan   tugas   dinas   kepada Bupati   melalui   Sekretaris   Daerah

h        Melaksanakan   tugas   kedinasan   lain   yang   dilimpahkan Bupati

b.      Bagian    Sekretaris

1.      Bagian     Sekretariat      mempunyai    tugas    menyelenggarakan  pelayanan   administrative, koordinasi    dan    pengendalian   dalam   pelaksanaan   kegiatan   ketatausahaan   yang   meliputi   pengelolaan   umum   dan   kepegawaian, program   dan    keuangan.

2.      Uraian    Tugas    Bagian   Sekretaris

a.       Menyelenggarakan     penyusunan   program   kerja   dinas

b.      Menyelenggarakan    pengelolaan   administrasi   kepegawaian.

c.       Menyelengarakan    pengelolaan    urusan   rumah    tangga  dan   perlengkapan.

d.      Menyelenggarakan   pengeloalaan   administrasi   keuangan

e.       Menyelenggarakan   pembinaan    kelembagaan   dan   ketatalaksanaan   dilingkungan   dinas

f.       Menyelenggarakan   penyiapan   bahan   rancangan   dan   pendokumentasian     perundang-undangan, pengelolaan    perpustakaan

g.      Menyelenggarakan    penyusunan   anggaran    pendapatan   dan    belanja    dinas.

3.      Bagian    Sekretaris, membawahi:

a         Sub   Bagian   Umum   dan   Kepegawaian

Melaksanakan  pengelolaan  administrasi kepegawaian, kelembagaan  di   bidang kepegawaian serta melaksanakan pengelolaan rumah tangga,perlengkapan, perpustakaan   dan    kearsipan.

b        Sub. Bagian Program

Mempunyai  tugas menyusun dan menghimpun rencana kegiatan meliputi bidang kebinamargaan, pengelolaan   sumber   daya  air  dan  jasa  kostruksi  sebagai  bahan  program  Dinas.

c         Sub. Bagian Keuangan

Mempunyai tugas penyiapan bahan penyusunan anggaran, penatausahaan keuangan dan penyusunan bahan laporan pertanggung  jawaban  keuangan.

C. Fasilitas

Ø  Ruang   Kantor

Ø  Mushola

Ø  Wc

Ø  Lapangan Parkir

Ø  Kantin

Ø  Lapangan  Volly

Ø  Lapangan  Badminton

Ø  Lapangan  Tenis

Ø  Dapur

D. Keuangan

         Sumber  keuangan  yang  diperoleh  di  kantor  Dinas  Bina  Marga  dan  Pengairan  bersumber  dari :

1.   APBN

2.   APBD 1

3.   APBD 2

BAB III

TINJAUAN  TEORITIS

A.    Konsep Dasar Teoritis

a.   Pengertian Sekretaris

            Sekretaris  berasal  dari  bahasa  latin  “SECRETUM”  yang  berarti  rahasia.  Dalam  Bahasa  Belanda  “SECRETALLES”  sedangkan  dalam  Bahasa  Inggris  disebut  “SECRETARY”  yang  berasal  dari  kata  “  SECRET” artinya  Rahasia. Jadi  pengertian  menurut  artinya  Sekretaris  itu  ialah  seorang  karyawan  atau  pegawai  yang  diangkat  oleh  pimpinannya  sebagai  pembantu  pribadinya  untuk  mengerjakan  tugas-tugas  kantor,  atau  perusahaan  atau  instansinya  karena  dianggap  dapat  dipercaya  dalam  mengerjakan  tugas-tugas  pimpinan  dan  dapat  memegang  rahasia  perusahaan  atau  instansinya. “Sekretaris adalah Rahasia atau kerahasiaan itulah tugas yang harus dilaksanakan seorang sekretaris.” *)

            Pengertian   sekretaris    menurut    H.  W.  Fowler  dan  F.  G    Fowler    adalah  :

            Orang  yang  bekerja  kepada  orang  lain   untuk  membantu  dalam  korespondensi, pekerjaan tulis  menulis  untuk  mendapatkan informasi  dan  masalah-masalah  rahasia  lainnya.

            Pegawai  yang  ditunjuk  oleh  masyarakat  atau  perusahaan  perserikatan  untuk  melakukan  korespondensi, melakukan  warkat-warkat  terutama  yang  berurusan  dengan  perusahaannya.

            Menteri  yang  mengepalai  kantor  pemerintah  Amerika  Serikat  dan  Vatikan.

*) Nagara Tjandra, Sheddy , Kesekretarisan jilid 2 , Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan  Jakarta, 2008 ,  Hal 202.

             

b.    Pengertian Manajemen

            Manajemen berasal dari bahasa Inggris “management” yang diambil dari kata manage. Sebenarnya kata manage, berasal dari bahasa itali yaitu kata managgio. Kata managgio pun berasal dari bahasa latin “mannaggiare” yang diambil dari kata manus yang bearti hand atau tangan. Sehingga secara etimologi  ( segi  bahasanya )  kata “manage” diartikan sebagai :

a)      House  keeping yang  berari rumah tangga.

b)      To  training  a  horse yang berarti melatih kuda dengan menghentak-hentakkan kakinya.

c)      To  direct  and  control yang berarti memimpin dan mengawasi.

      Berdasarkan uraian diatas, management diartikan sebagai the  act  or  art  managing  conduct, direction  and  control  ( sebagai tindakan atau seni pengurusan, pengaturan, pengarahan, dan pengawasan ) *)

c.    Pengertian Arsip

              Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani ( GREEK ), yaitu archium yang artinya peti untuk penyimpanan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memeng menunjukan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu

sendiri. Dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

             

*) Nagara Tjandra, Sheddy , Kesekretarisan jilid 1 ,  Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan. Jakarta , 2008 ,Hal 17.

              Kata Arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.

              Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka sebagai perbandingan dapat di pelajari pengertian arsip Menurut  Sheddy, dkk (2008)  dari beberapa sumber :

              Menurut Ensiklopedi Administrasi , arsip adalah ;

Ø Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.

Ø Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertip. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival instutation (kantor arsip).

              Menurut  perundang-undangan  No. 7 Tahun  1971  tentang  ketentuan-ketentuan  pokok  kearsipan  Bab I pasal  1  menegaskan  bahwa  yang  dimaksud  dengan  arsip  yaitu :

1.      Naskah-naskah  yang  dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan pemerintahan.

2.      Naskah-naskah  yang dibuat dan diterima oleh Badan Swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

             

              Berikut  ini pengertian  Arsip  Menurut  Kamus  atau  Ensiklopedi  Administrasi ( 2010 ) :

                 Menurut  Kamus  Umum  Bahasa  Indonesia  , arsip adalah simpanan surat-surat  penting. Berdasarkan pengertian ini, tidak semua surat dikatakan arsip surat dinyatakan  sebagai  arsip  jika  memenuhi  persaratan.

           Menurut Kamus Adminisrtasi perkantoran, arsip adalah kumpulan  warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

 

              d. Pengertin Kearsipan

              Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filling. File adalah bendanya sedangkan filling adalah kegiatannya.*)

             

B.     Peranan  Komunikasi  Tertulis

1.   Surat  Menyurat  sebagai  Komunikasi

            Menurut  W.  J.  S.  Poerwadarminta  dalam  kamus  bahasa  Indonesia  menjelaskan  bahwa  Surat  adalah  kertas  yang  bertuliskan. Secara umum  dapat  dikatakan bahwa  Surat  adalah  alat  untuk  menyampaikan  suatu  maksud  secara  tertulis.

            “Surat adalah alat komunikasi  yang mempergunakan bahasa tulisan di atas selembar kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia.” **). Surat  adalah  Penyampaian maksud  melalui  surat  dari  satu  pihak  ke  pihak  lain  didapat  atas  nana  atau  perseorangan  (pribadi)  atas  nama  jabatan  dalam  suatu  organisasi. Kegiatan  saling  berkirim  oleh  perorangan  atau  organisasi  disebut  korespondensi  para  pelakunya  adalah  koresponden.

*)Nagara Tjandra, Sheddy , dkk.  2008.  Kesekretarisan jilid 2,  Jakarta  : Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan. Hal 278-279

**) Subagyo, Drs.Heni.  --------. Surat Menyurat Lengkap , Surabaya : Penerbit  Amelia. Hal 1

            Alasan  utama  mengapa  surat masih  tetap  diperlukan  ialah karena  kita  memerlukan  dokumentasi  atau bukti sehari-hari,  surat  umumnya  dikenal sebagai  alat  untuk  menyampaikan  berita  secara  tertulis. Pengertian  tersebut  adalah  yang  sempit. Padahal  surat mengandung  aspek  lebih  luas  mencakup  informasi  tertulis  berupa  rekaman  berita  yang  dibuat  dengan  maksud  tertentu.

2.      Tujuan  Penulisan  Surat

Ada  tiga  tujuan  penulisan  surat  yaitu  sebagai  berikut :

● Memberi  tahu  atau  menyampaikan  informasi,  penjelasan, kepada  pihak  lain.

● Menerima  atau  mendapatkan  informasi,  penjelasan,  tanggapan,  balasan  yang  disampaikan.

●  Memperlancar  arus  informasi,  sehingga  informasi  yangditerima  jelas  dan  tidak  salah  penertian.

3. Tujuan  Umum  Surat

               Surat  yang  ditulis  oleh  pengirimnya  adalah  mengharap reaksi  yang timbul  dari  pembaca  tepat  seperti  yang  diharapkan.

4. Syarat-syarat  Penulisan  Surat

                 Syarat-syarat  yang  perlu  diperhatikan  oleh  penulis  agar  dapat  menulis  surat  dengan  baik  adalah  :

→  Memahami  prosedur  surat  menyurat

→  Memahami  segala  permasalahaan  yang  akan  ditulis

→  Memahami  teknis  penulisan  surat  yang  baik

→  Memahami  penggunaan  tata  bahasa  dalam  surat  menyurat

→  Memahami  posisi  penulis  dan  penulisan.

5. Syarat  Surat

                 Menurut  Kamus  atau  Ensiklopedi  Administrasi  syarat  surat (2010) :

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia persyaratan surat adalah sebagai  berikut :

●  Surat tersebut harus mempunyai kepentingan bagi Organisasi atau Lembaga baik untuk masa kini dan masa yang akan dating ;

●   Surat yang menyimpan kepentingan tersebut disimpan menurut system tertentu sehingga memudahkan temu balik bila diperlukan.

                 Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, warkat dapat disebut arsip apabila memenuhi syarat-syarat, yaitu :

●  Warkat memiliki kegunaan

● Warkat disimpan secara teratur dan  berencana dan warkat dapat mudah dan cepat ditemukan jika diperlukan kembali.

6.  Fungsi  Surat

                 Menurut  Heni Subagyo dalam  ruang  lingkup  surat  sebagai  dokumen kantor, maka  surat  berfungsi   sebagai  :

●  Alat komunikasi

●  Bahan bukti

●  Duta atau wakil dari penulisan, pejabat atau organisasi pengiriman surat

●  Pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut

●  Alat  memperpendek jarak,  menghemat tenaga dan waktu

●  Alat ingat ( pengingat )

●  Bukti sejarah dan kegiatan.

BAB IV

PEMBAHASAN  LAPORAN  KEGIATAN

A.  Persiapan

Penyuluhan  dari  Kepala  Sekolah,  Ketua  Jurusan,  Guru-guru  lainnya  berupa  tata  cara  melaksanakan  tugas-tugas  yang  wajib  kami  laksanakan  yaitu  sesuai  dengan  etika  dalam  berbicara, etika  berpakain, menangani  tamu, mengelola  dokumen  dan  sebagainya.

Kami  juga  menyiapkan  baik yang  berkenaan dengan  Administrasi  dan  perlengkapan, dan  mempersiapkan  fisik  serta  mental.

Table.4.1

Persiapan PRAKERIN

No	Jenis Persiapan	Tingkat ( % ) kesiapan
1	Administrasi Keuangan	20
2	Fisik	37
3	Mental	43
	Total	100

Sumber : Berdasarkan Hasil  Penelitian

Persiapan Administrasi Keuangan (20%), Persiapan Fisik (37%), dan Persiapan Mental (43%), sehingga Total Kesiapan adalah (100%).

B.  Pelaksanaan

Sebelum  melaksanakan  tugas-tugas,  kami  diberi  pengarahan, pengenalan  terhadap  lingkungan  kantor,  pengenalan   dengan  alat-alat  kantor, dan  sebagainya. Setelah  itu  kami  diberi  tugas  awalnya  di   bagian  UP  (Umum  dan  Kepegawaian)  empat  orang,  yaitu  mengenai :  pengarsipan  surat,  mengagendakan  surat  masuk, surat  permohonan bantuan dan  menulis  buku  Expedisi  serta  yang  lainnya. Setelah  satu  bulan,  tepatnya  awal  februari  dibagi  menjadi  dua  tempat  yaitu  untuk  dua  orang  siswi  prakerin  tetap  di  UP (Bagian  Umum  dan  Kepegawaian)  dan   dua   orang   lagi   siswa   Prakerin  yaitu :  Ramdani  dan  Sandi  pindah  ke  (BB)  Bagian  Bendahara  Barang. Di  (BB)  kami  kira  seperti  tempat  gudang  akan  tetapi  bukan  ternyata  ruangan  tersebut  tempat  mendata  kebutuhan  kantor  dan  pembuatan  laporan  dalam  pembukuan  pengadaan  barang,  baik  Barang  Inventaris,  Aset,  Barang  Pakai  Habis,  dan  Barang-barang  Dinas  Lainnya. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Tabel.4.2. di bawah ini :

Table.4.2

Kegiatan dari bulan 27 Desember 2010 s.d 15 Maret 2011

No	Nama Kegiatan	Tingkat (%)
1	Mengarsipkam	80
2	Menulis	40
3	Lain-lain	70

Sumber : Hasil Penelitian.

Kegiatan seperti Mengarsip (80%), menulis (40%), dan lain-lain (70%).

C.    Hasil-hasil  yang  diperoleh

Dalam  melaksanakan  Praktek Kerja  Industri  (PRAKERIN )  Kami  dapat  mengetahui  Kegiatan   yang   berhubungan  dengan  Perbendaharaan   Barang,   menulis    barang    pakai  habis,  dan   mengetahui   kegiatan   kantor,  serta  dapat  mengetahui  bagaimana  Dunia  Kerja  sebenarnya.

Tabel.4.3

Hasil kegiatan PRAKERIN

No	Nama Kegiatan
1	Menulis Kartu Persediaan Barang
2	Menulis Kartu Barang
3	Menulis Buku Inventaris Barang
4	Menulis Buku Barang Pakai Habis
5	Menulis Buku Persediaan Barang
6	Menulis Buku Pengadaan Barang
7	Menulis Buku Pengeluaran Barang
8	Menarsipkan
9	Menyusun
10	menggandakan
11	Lain-lain

Sumber : Berdasarkan Penelitian

            Hasil kegiatan PRAKERIN seperti Menulis, Mengarspkan, Menyusun, Menggandakan Dan Lain-Lain.

BAB V

KESIMPULAN  DAN  SARAN

A.     Kesimpulan

Setelah   penyusun   melaksanakan  kegiatan   Praktek   Kerja   Industri (PRAKERIN)  yang  di  tugaskan  di  Dinas  Bina  Marga  Dan  Pengairan Kabupaten Tasikmalaya,  memiliki  tujuan  untuk  mewujudkan  prasarana  jalan, jembatan  dan  pendayagunaan  sumber  daya   air  yang  mantap   sehingga   dapat berguna  bagi   masyarakat   dan   membantu   perekonomian   rakyat.

Kami   menarik kesimpulan sehingga kami dapat  membandingkan  antara kompetensi/keterampilan  dengan  jenis   pekerjaan  di  tempat  kami  praktek. Sehingga  kami  dapat  merasakan  tujuan  dari  pelaksanaan  Praktek  Kerja  Industri   (PRAKERIN)  karena  semua  keterampilan  yang  kami  peroleh  di  bangku  sekolah  dapat  kami  terapkan  di  tempat  dimana  kami  melaksanakan  Praktek  Kerja  Industri  (PRAKERIN)  yaitu  di  Dinas  Bina  Marga  Dan  Pengairan  Kabupaten  Tasikmalaya.

B.      Saran-saran

1.      Bagi  Sekolah

Penyusun  mengharapkan   untuk   lebih   meningkatkan  kualitas lembaga   dan juga kedisiplinan terhadap siswa, kemudian sarana pendidikan  agar  lebih  dilengkapi  karena  sarana  yang  ada  sedikitnya  sangat  mempengaruhi  bagi  siswa  untuk  lebih   semangat   dalam   belajar.

2.      Bagi   Instansi

Bagi   seluruh   karyawan   dan   karyawati,  penyusun  berharap  untuk  lebih  meningkatkan  motivasi   dalam   bekerja  dan  lebih  giat  serta  tepat  waktu  dalam  melaksanakan  tugas.

3.      Bagi  Siswa

Bagi  Siswa  diharapkan  lebih  mempersiapkan  berbagai  hal,  baik  mental,  material,  dan  spiritual. Dalam  melaksanakan  kegiatan  jangan  saling  mengandalkan  untuk  bekal  pengalaman  dikemudian  hari.

PENUTUP

           

            Dengan  mengucapkan  syukur  Alhamdulillah penyusun dapat menyelesaikan laporan kegiatan PRAKERIN ini, walaupun masih banyak kekurangan,  namun  setidaknya  kami mengharapkan laporan ini dapat bermanfaat  khususnya  bagi  penyusun  umumnya  bagi  rekan-rekan.

            Dengan  hati  yang  lapang kami  mengharapkan  saran-sarannya  dan   masukan  untuk   melengkapi   dan   menyempurnakan   laporan   ini   dari   berbagai pihak   yang   rela   mengkaji   dan   menelaah   laporan.

            Atas   kesediaan   dan   keikhlasannya  kami  mengucapkan  banyak  terimakasih  dan  kami  berdo’a   semoga  segala  kebaikan  dan   dukungan  semua  pihak  mendapat  balasan  dari  Allah  SWT. Hanya  kepada  Dialah  bertawakal  dan  kepada  Dia  pula  segala  sesuatu  akan  kembali. Semoga   Allah  SWT melimpahkan  anugrah, karunia, hidayah  taufik  agar  kita  senantiasa   berada   dalam    naungan  magfiroh  dan   ridho   Allah   SWT. Amin.

              

           

DAFTAR PUSTAKA

1.      Arikunto, Dr.Suharsimi. 1991. PROSEDUR PENELITIAN. PT.Rineka Cipta . Jakarta.

2.      Buku Panduan Inventarisan . Tahun 2008. Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Tasikmalaya.

3.      Djanewar Sudarmin. 1999. MENGETIK SMK JILID 3. CV.ARMICO. Bandung.

4.      Laporan PRAKERIN Terdahulu.

5.      Nagara Tjandra, Sheddy,dkk. 2008.  Kesekretarisan Jilid 1. Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan. Jakarta.

6.      Nagara Tjandra, Sheddy,dkk. 2008. Kesekretarisan Jilid 2. Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan. Jakarta.

7.      Panduan PRAKERIN 2010.

8.      Profil Instansi Dinas Bina Marga dan Pengairan Kab.Tasikmalaya.

9.      Subagyo, Drs.Heni.------.  Surat Menyurat Lengkap. Amelia. Surabaya.